Przekazanie dokumentów do zniszczenia firmie, z którą do tej pory nie współpracowaliśmy, dla niektórych przedsiębiorców może być dość niekomfortowe. W końcu oddają oni akta, zawierające dane osobowe klientów, kontrahentów, a czasem również pilnie strzeżony know-how. Większość podmiotów działających w tej branży i zawodowo zajmujących się utylizacją dokumentacji to usługodawcy, którzy ogromną wagę przykładają do bezpieczeństwa swoich klientów. Niemniej jednak, zanim wybierzemy konkretny wariant, warto dowiedzieć się, jak standardowo przebiega cała procedura.
Przekazanie dokumentów do zniszczenia firmie, z którą do tej pory nie współpracowaliśmy, dla niektórych przedsiębiorców może być dość niekomfortowe. W końcu oddają oni akta, zawierające dane osobowe klientów, kontrahentów, a czasem również pilnie strzeżony know-how. Większość podmiotów działających w tej branży i zawodowo zajmujących się utylizacją dokumentacji to usługodawcy, którzy ogromną wagę przykładają do bezpieczeństwa swoich klientów. Niemniej jednak, zanim wybierzemy konkretny wariant, warto dowiedzieć się, jak standardowo przebiega cała procedura.
Załadunek dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
W firmie akta przechowuje się w różnorodnych miejscach. Mogą to być:
- specjalne szafy, zamykane na klucz lub kod;
- regały;
- pudła i różnego rodzaju pojemniki.
Proces opróżniania tych przestrzeni czasem może być dość czasochłonny. Profesjonalne ekipy proponują swoim klientom wsparcie w tych działaniach. W umówionym dniu przyjeżdżają do firmy, a następnie opróżniają wskazane przez klienta miejsca. Czasem jest to jeden regał, ale innym razem może to być piwnica, szczelnie wypełniona aktami. Wszystkie dokumenty trafiają do specjalnych pojemników. Są lekkie i wyposażone w kółka, co pozytywnie wpływa na ich mobilność. Dzięki zaangażowaniu takiej ekipy w proces wypełniania pojemników nie trzeba angażować swoich własnych pracowników. Działania zachodzą możliwie szybko i sprawnie.
Przedsiębiorstwa zajmujące się niszczeniem dokumentów proponują swoim klientom również inny wariant. Polega on na tym, że usługobiorca sam regularnie zapełnia pojemnik niepotrzebnymi aktami. W takim scenariuszu kontener po prostu pozostawia się do użytku firmy, a pracownicy zapełniają pojemnik w tempie, które preferują. Gdy kontener będzie już pełen, przyjeżdża specjalista, który przewozi go do punktu utylizacji.
Transport dokumentów
Zanim pojemnik zostanie przeniesiony do auta, zostaje szczelnie zamknięty na oczach klienta. Z wszystkich tych działań zostaje sporządzony protokół. Każdy pojemnik posiada unikalny kod, który wyklucza ryzyko zaistnienia jakichkolwiek pomyłek. Na komfort klienta pozytywnie wpływa również fakt, że samochód firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów jest wyposażony w system GPS. Osoba zlecająca utylizację akt może śledzić trasę przewozu i doskonale zdaje sobie sprawę, co dzieje się z jego pojemnikiem. W transporcie takiej cennej dokumentacji ważne jest to, żeby akta niezwłocznie trafiły do miejsca utylizacji. Nie ma więc mowy o przestojach, zmianach tras lub wykonywaniu innych zadań po drodze.
Właściwie niszczenie dokumentów
Profesjonalne firmy dysponują nowoczesną infrastrukturą, która pozwala nie tylko na niszczenie dokumentacji papierowej, ale też na utylizację:
- dysków HDD;
- płyt CD i DVD;
- pendrive’ów;
- kart pamięci;
- taśm do zapisu danych (np. DAT, DLT, LTO itp.)
Instalacje służące do utylizacji działają w taki sposób, żeby danych z czytników ani z kartek nie dało się w żaden sposób odczytać. To zdecydowanie najbezpieczniejsza możliwa opcja, bo wyklucza ryzyko odzyskania informacji przez nieuprawnioną osobę. Z takim ryzykiem często wiąże się używanie firmowych niszczarek.
Co jeszcze warto wiedzieć o działaniu firm oferujących niszczenie dokumentów?
Powyższy schemat działania wykorzystywany jest przez wiele przedsiębiorstw niszczących akta; jedną z nich jest Rhenus: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Warto poszukiwać usługodawców, którzy wystawiają oficjalne certyfikaty z przeprowadzonej utylizacji. Pewnym udogodnieniem jest również możliwość otrzymania faktury drogą elektroniczną i dokonania płatności dopiero po przeprowadzonym niszczeniu.
Przedsiębiorcy, którzy chociaż raz skorzystali z usług podmiotu zajmującego się niszczeniem dokumentów, chętnie korzystają z takiej pomocy ponownie. Szybko okazuje się bowiem, że obawy związane z bezpieczeństwem były nieuzasadnione. Jest to zasługa pisemnych poświadczeń, sprawnego przewozu i nowoczesnych sposobów utylizacji dokumentów.
