Niszczarki to urządzenia, które można znaleźć w większości mniejszych i większych i mniejszych biur. Takie maszyny mają jednak pewne ograniczenia. Na tle takich rozwiązań bardzo atrakcyjnie prezentuje się opcja mobilnego niszczenia dokumentów przez wyspecjalizowane firmy.
Niszczarki to urządzenia, które można znaleźć w większości mniejszych i większych i mniejszych biur. Takie maszyny mają jednak pewne ograniczenia. Na tle takich rozwiązań bardzo atrakcyjnie prezentuje się opcja mobilnego niszczenia dokumentów przez wyspecjalizowane firmy.
Niszczarki dla firm
Jeśli priorytetowo traktujemy prędkość przeprowadzenia operacji niszczenia dokumentów, warto rozważyć kupno niszczarki nowszej generacji. Nawet takie urządzenie ma jednak pewne ograniczenia. Pierwszym zawsze będzie hałas. Oczywiście producenci nowoczesnych rozwiązań starają się wprowadzić unowocześnienia, które pozwalają ograniczyć nieprzyjemny dla ucha dźwięk działającej niszczarki. Jeśli jednak mamy sporo dokumentów (a taka sytuacja dotyczy znacznego odsetka firm), musimy przygotować się na stały hałas pracującego urządzenia.
Innym ograniczeniem niszczarek jest ich moc. Ta z roku na rok się zwiększa, a najdroższe maszyny radzą sobie z niszczeniem nawet kilkudziesięciu kartek naraz. Ta ilość wydaje się spora, ale w sytuacji niszczenia ogromnych zasobów dokumentacji, nadal nie gwarantuje ona sprawnego przeprowadzenia procesu. W dodatku konieczne jest regularne serwisowanie sprzętu i opróżnianie pojemnika ze ścinkami.
Największym ograniczeniem jednak są kwestie bezpieczeństwa. Na tym polu producenci niszczarek również starają się zadowolić nawet wymagających klientów. Musimy sobie zdawać sprawę z tego, że jak długo niszczenie będzie polegać na generowaniu ścinków, tak długo będziemy się borykać zawsze z pewnym ryzykiem, że ktoś zyska dostęp do tych śmieci i odtworzy wrażliwe informacje.
Co, jeśli szczególnie zależy nam na czasie?
Kwestia czasu może być ważna dla przedsiębiorstwa z różnych powodów. Jednym z nich jest np. zbliżająca się data przeprowadzki biura i idąca za tym konieczność pozbycia się zbędnej dokumentacji. Innym takim przykładem są plany zmiany aranżacji biura. Najczęściej jednak problem wynika z takich faktów jak:
- zbliżający się termin zniszczenia akt (ustalany prawnie dla różnego rodzaju dokumentacji);
- brak miejsca w biurze (to dotyczy firm, które swoje siedziby mają w niewielkich lokalach);
- brak rąk do pracy, tzn. brak pracowników, którzy mogliby poświęcić dużo czasu na niszczenie dokumentów, zaniedbując przy tym swoje obowiązki.
Jeśli mamy do czynienia z którymś z powyższych punktów, prawdopodobnie niszczenie dokumentów z pomocą niszczarki nie będzie najlepszą opcją. Jedną z alternatyw jest zdecydowanie się na skorzystanie z usług takich firm jak np. Ekoakta: https://www.ekoakta.pl/uslugi/21,mobilne-niszczenie-dokumentow-w-siedzibie-klienta/.
Na czym polega usługa mobilnego niszczenia dokumentów?
To opcja, która szczególnie zainteresuje przedsiębiorców, chcących ekspresowo uporać się z problemem zdezaktualizowanej dokumentacji. Przeważnie firmy oferują niszczenie poza firmą. Taka usługa polega na tym, że w ustalonym dniu ekipa przyjeżdża do przedsiębiorstwa-usługobiorcy i odbiera dokumentację, przeznaczoną do zniszczenia. Umieszcza się ją w specjalnych pojemnikach, które zostały zaprojektowane z myślą o bezpieczeństwie znajdujących się w ich wnętrzu akt. Następnie ma miejsce transport ładunku, w którym następuje niszczenie dokumentów. Chociaż profesjonalne firmy każdy z etapów takiej usługi wykonują bardzo sprawie, nadal takie działania zajmują określony czas i zleceniodawca musi chwilę poczekać na otrzymanie protokołu ze zniszczenia.
W przypadku mobilnego niszczenia dokumentów proces zachodzi nieco inaczej. W umówionym terminie pojawiają się pracownicy firmy-usługodawcy. Instalacja niszcząca w tym przypadku znajduje się w pojeździe. Specjaliści odbierają dokumentację, a następnie przenoszą ją do samochodu. Tak dokonuje się ważenia i opisania akt. Na tym etapie powstaje również elektroniczny protokół odbioru. Następnie dokumentacja jest niszczona, a klient dostaje certyfikat potwierdzający to, że proces przebiegł pozytywnie. Stworzone w ten sposób ścinki nie lądują jednak na śmietniku, tak jak ma to miejsce w biurach korzystających z niszczarek. Śmieci powstałe wskutek niszczenia dokumentów w pojeździe wyposażonym w instalację niszczącą, przekazuje się do dalszego przetwarzania.
